Aller Anfang ist schwer
„Wie gehen wir an die Sache ran?“ fragte sich Shabnam Fahimi-Weber, Gründerin von dubidoc, im Jahr 2015. Es fing mit einer eigenen Arztpraxis an, die in den letzten 20 Jahren aber ein enormes Wachstum mitgemacht hat und immer größer geworden ist. Doch mit der Entwicklung der Praxis wuchsen auch die Probleme bei der Personalfindung. Nach langem Hin und Her hat sich die Ärztin überlegt: „Wie wäre es mit einem Online-Zugang für unsere Patientinnen und Patienten, wo sie ihre Termine selbst vereinbaren und mit uns kommunizieren können?“ Und schon ging die Gründungsreise los. Doch die Takuta GmbH – die Muttergesellschaft der Software dubidoc – war nicht die erste Gründung von Shabnam Fahimi-Weber. Schon mit 25 Jahren hat sie angefangen, als Ärztin zu arbeiten und 2001 ihre erste Praxis eröffnet: „Ich war schon immer risikobereit, aber ich hätte nie gedacht, dass ich mal ein Unternehmen in der IT-Branche gründen würde.“ Als Ärztin konnte sie immer alle Fragen ihrer Patientinnen und Patienten beantworten, doch nun wechselte sie in einen Bereich, in dem sie ganz von vorne anfangen musste. „Es war echt spannend und ich habe so viel von den anderen gelernt.“
2015 ist die Idee von dubidoc also entsprungen, doch wie ging es weiter? „Ich habe mich erkundigt, wer in Essen in dieser Branche aktiv ist, und dann bin ich auf David Matusiewicz gestoßen, ein junger Professor. Wir haben uns bei mir in der Küche zusammengesetzt und er sagte einfach ‚Ja klar, ich bin dabei!‘“. Zunächst wurden Studierende damit beauftragt, Umfragen mit Patientinnen und Patienten durchzuführen und den Bedarf abzufragen. „2016 haben wir dann mit der Umsetzung begonnen und erst einmal zwei Teammitglieder eingestellt, die uns unterstützen sollten. 2017 haben wir dann die erste kleine Version in einer Praxis getestet.“ Und wann war die richtige Version bereit für den Start? Die Gründerin lacht: „Die richtige Version? Das war erst im Jahr 2020, der ganze Prozess hat sehr lange gedauert. Doch seit 2017 liefen immer wieder Projekte in verschiedenen Praxen, um sicherzustellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Es war uns wichtig, sehr nah an den Kundinnen und Kunden zu sein.“ Mittlerweile zählen zahlreiche Praxen, Kliniken, medizinische Versorgungszentren, Apotheken, Therapeuten und Impfzentren zu den Nutzer*innen der Software.
Das Team macht den Unterschied
Shabnam Fahimi-Weber bezeichnet dubidoc als Baukastensystem für die einzelnen Gruppen der Gesundheitsbranche. „Die Software ist auf die jeweilige Gruppe angepasst. In Zukunft wollen wir auch mit Städten und Gemeinden zusammenarbeiten und uns weiter vergrößern. Mein Team ist immer motiviert, neue Dinge auszuprobieren und die Module stetig weiterzuentwickeln.“ Das Unternehmen besteht mittlerweile aus einem bunt gemischten Stamm von 13 Mitarbeitenden. Hier finden sich sowohl Entwickler und UX-Designer, als auch eine Finanzbuchhaltung und ein Marketing-Team. Die Ärztin vertraut ihren Mitarbeitenden, deshalb spielen Urlaubstage, Arbeitszeiten sowie -Orte für sie keine Rolle: „Bei uns spielt es keine Rolle, ob meine Mitarbeitenden im ersten Quartal ihren gesamten Jahresurlaub nehmen. Solange die Unternehmensziele erreicht werden, sind wir in der Ausgestaltung der Arbeitszeit sehr flexibel.“
»Wir haben uns bei mir in der Küche zusammengesetzt und er sagte einfach ‚Ja klar, ich bin dabei!«
Diese werden immer gemeinsam festgelegt. „Hier kann jeder mitentscheiden, wie sich das Unternehmen entwickelt. Verantwortung, aber auch Freiheit, werden bei uns ganz großgeschrieben”, erklärt die Gründerin, die nebenbei weiterhin auch in ihrer Praxis aktiv ist. „Ich möchte den Kontakt zur Medizin beibehalten, die Software selbst nutzen und Optimierungsbedarfe aufdecken. Außerdem habe ich eine soziale Ader, die ich durch den Beruf als Ärztin ausleben kann“, freut sich Shabnam Fahimi-Weber. „Es gibt schon viele Online-Terminfindungsportale, doch wir sehen, dass die Ressourcen optimal genutzt werden. Viele Portale haben nur die Sicht der Patientinnen und Patienten im Blick – wir hingegen schauen auch aus Sicht der Praxen, welcher Termin am sinnvollsten für beide Parteien ist.“ Doch die Terminfindung ist kleiner Teil von dubidoc. Durch die Software ist zusätzlich ein virtuelles Wartezimmer entstanden, in dem die Nutzer*innen sehen, wie viele Minuten sie noch in etwa warten müssen, bis sie an der Reihe sind. „So kann man zum Beispiel noch draußen warten und muss nicht ewig in einem Wartezimmer voller Menschen sitzen.“ Auch die Vernetzung zwischen den Haus- und Fachärzten zur Überweisung der Patienten ist möglich. „So kann direkt ein Termin bei einem Spezialisten ausgemacht werden und die Patient*innen müssen sich nicht selbst auf die Suche nach einem freien Termin machen.“
Der Fokus des Start-ups liegt aktuell auf dessen Wachstumsstrategie: „Wir freuen uns immer über Vertriebspartnerschaften mit Unternehmen. Das ist eine Win-Win-Situation für beide, da wir uns gegenseitig unterstützen können.“ Shabnam Fahimi-Weber sieht die Digitalisierung immer mehr wachsen: „Das Thema ist zwar sehr langsam in der Gesundheitswirtschaft, doch mittlerweile ist die Entwicklung nicht mehr aufzuhalten. Die Digitalisierung ist die Zukunft und wir wollen dabei helfen, diese voranzutreiben.“
»Mein Team ist immer motiviert, neue Dinge auszuprobieren und die Module stetig weiterzuentwickeln.«
